Podepisování účetních dokladů zasílaných elektronickou cestou

Zasílání účetních dokladů elektronickou cestou.
aneb na téma „Mýty a omyly při práci s účetními doklady.“

Můj názor nejlépe vystihují dva úryvky z diskusí na internetu:
1.Vy máte jinak všechny fa s razítkem a podpisem? Z plynárny, elektrárny, telefony?
2.Podpis a razítko nejsou náležitosti dokladu podle žádného zákona. Stačí se podívat na fa za vodu, elektřinu, plyn, telefon atd .zasílané poštou. O podpisu a razítku ani zmínka, prostě nic. A zpochybnil vám je snad někdy FÚ? Nebo objíždíte tyto firmy a sháníte podpis? A přitom jsou to faktury jako každé jiné. Tak proč by některé měly být podepsané a jiné ne?

Pokud vás zajímá proč tomu tak je tak čtěte dále velmi zjednodušený rozbor.

Nejprve je nutno se zaměřit na pojem „účetní doklad“, který vysvětluje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v aktuálním znění (dále jen ZOÚ) následovně:

„§ 11
Účetní doklady
(1)Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat
a)označení účetního dokladu,
b)obsah účetního případu a jeho účastníky,
c)peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d)okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e)okamžik uskutečnění účetního případu, není li shodný s okamžikem podle písmene d),
f)podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.“

Rozebereme-li výše uvedený paragraf, zjistíme, že je nutno se zabývat písmenem f), tedy podpisovým záznamem. V tomto případě je odkázáno na § 33a ZOÚ:
„§ 33a
Průkaznost účetního záznamu
...
(4)Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu30a) anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity na místě, kde se vyžaduje vlastnoruční podpis.

Poznámka 30a) – Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.“

Nyní již víme, co je vlastně podpisový záznam a můžeme tedy pokročit k tomu, kdo vlastně má účetní doklad podepsat. Z výše uvedeného vyplývá, že se má jednat o osobu:
1.odpovědnou za účetní případ. Co je účetním případem definuje § 6 a z toho lze nepřímo odvodit, kdo je osobou odpovědnou za účetní případ.
„§ 6
(1)Účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, (dále jen „účetní případy“) účetními doklady.“

Účetním případem je tedy nějaká skutečnost, která je předmětem účetnictví; je tedy významná pro firmu, která vede účetnictví a která musí být v účetnictví zachycena. Odpovědnou osobou v tomto případě je tedy osoba, která např. provedla objednávku apod.
Poznámka: v naší společnosti se jedná o vedoucí středisek, kteří svým podpisem stvrzují na přijaté faktuře, že dané zboží, či služby byly řádně objednány, přijaty a že došlý doklad (faktura) odpovídá skutečnosti.

2.odpovědnou za zaúčtování účetního případu. V tomto případě se zpravidla se jedná o podpis účetní na dokladu, po jeho zaúčtování. V naší firmě se jedná o podpis p. Podhrázské na „košilce“ dokladu.

Z výše uvedeného je patrné, že účetním dokladem je vše co vlastní účetní jednotka označí za doklad. V žádném případě se v zákoně o účetnictví, ani v jiných legislativních předpisech nehovoří o podpisech účetních dokladů vydávajícím a to ani v zákoně o dani z přidané hodnoty. Povinné náležitosti daňového dokladu jsou vyjmenovány v § 28 uvedeného zákona a skutečně v nich nikde nelze nalézt slovo podpis či razítko.
§ 28
Daňový doklad při dodání zboží, převodu nemovitosti nebo poskytnutí služby

...
(2)Běžný daňový doklad musí obsahovat
a)obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění,
b)daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění,
c)obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění,
d)daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem,
e)evidenční číslo daňového dokladu,
f)rozsah a předmět plnění,
g)datum vystavení daňového dokladu,
h)datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu,
i)jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně,
j)základ daně,
k)základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona,
l)výši daně zaokrouhlenou na nejbližší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedenou v haléřích.

Občas se stane, že se klienti odvolávají na zákon o dani z přidané hodnoty, který ve svém § 26 říká:

„§ 26
Vystavování daňových dokladů
...
(4)Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI).“

Daňovým dokladem v elektronické podobě se však rozumí datová věta exportovaná z účetního systému prodávajícího, zpravidla přímo importovaná bez lidského zásahu do účetního systému kupujícího. V žádném případě tím nelze rozumět naskenovaný, nebo jinak připravený doklad (např. ve formátu „*.pdf“ apod.)

Zpracoval Ing. Jaromír Růžička
3.4.2009

Dostupné prameny:
- legislativa ČR
- internet